Nieuwe OR-verkiezingen bij een lege plek?

Een lege zetel in de ondernemingsraad: nieuwe OR-verkiezingen?

Volgens de Wet op de ondernemingsraden worden OR-leden periodiek door middel van vrije verkiezingen gekozen. In het OR-reglement staat beschreven wat de precieze zittingstermijn van een OR is. Doorgaans is dit drie of vier jaar. Vrijwel elke OR krijgt echter te maken met leden die hun OR-lidmaatschap tussentijds beëindigen. De snelste manier om deze lege plek op te vullen zou zijn om als OR zelf iemand aan te wijzen, maar dit is niet aan te raden. Het is namelijk in strijd met de wet en het OR-reglement om zelf mensen uit te kiezen voor de OR.

Wat te doen bij een lege plek?

Het antwoord op die vraag kan gevonden worden in het OR-reglement. In de meeste gevallen maken OR’en gebruik van het voorbeeldreglement van de SER, maar OR’en kunnen er ook voor kiezen om hun reglement geheel naar eigen smaak en inzicht vorm te geven. Zolang de bepalingen in het reglement maar niet strijdig zijn met de wet. Doorgaans schrijft het OR-reglement voor dat voor de vacante OR-zetel die persoon in aanmerking komt, die bij de laatstgehouden verkiezingen niet gekozen werd, maar die volgens de regels die de uitslag bepalen de eerstvolgende gekozene zou zijn geweest. Alleen wanneer er bij de laatstgehouden OR-verkiezingen niet meer kandidaten dan zetels waren, moeten er voor de vacante zetel tussentijdse verkiezingen worden gehouden. Die tussentijdse verkiezingen moeten ook weer volgens de voorschriften van het OR-reglement verlopen. Alleen wanneer er binnen een half jaar na het ontstaan van de vacature toch al nieuwe, reguliere OR-verkiezingen moeten worden gehouden, mag ervoor worden gekozen om de vacante zetels tot die tijd niet in te vullen.

Het personenstelsel en lijstenstelsel

Zoals al aangegeven kan het zijn dat tussentijdse verkiezingen niet nodig zijn. Dat is het geval wanneer er bij de laatstgehouden reguliere verkiezingen meer kandidaten dan beschikbare zetels waren. Wie in dat geval de kandidaat wordt die de vacante zetel mag innemen, wordt bepaald op basis van het OR-reglement. Daarbij kan sprake zijn van verschillende kiesstelsels.

Bij het zogenoemde personenstelsel wordt de vacante OR-zetel ingenomen door de kandidaat die bij de laatstgehouden reguliere verkiezingen de meeste stemmen kreeg na de kandidaat die de laatste beschikbare zetel heeft ingenomen. Het personenstelsel is vooral handig voor kleine ondernemingen waar de werknemers elkaar kennen. Er wordt immers expliciet gestemd op een persoon. Dit in tegenstelling tot het andere kiesstelsel, het lijstenstelsel. Dit wordt veelal geschikter gevonden voor grotere ondernemingen waar collega’s elkaar onderling niet zo goed kennen. De werknemers stemmen hier op een lijst van kandidaten, waarbij ze overigens wel hun favoriet kunnen aangeven. Het systeem is vergelijkbaar met wat we kennen bij gemeenteraads- en Tweede Kamerverkiezingen. De vacante zetel wordt in dit geval toegewezen aan de lijst die daarvoor als eerste in aanmerking komt. In beginsel wordt de hoogstgeplaatste kandidaat op die lijst die bij de reguliere verkiezingen niet gekozen werd, nu de persoon die de vacante OR-zetel gaat invullen. Als er geen gegadigden meer zijn, worden er voor de vacante zetel(s) tussentijdse verkiezingen gehouden. Deze stemming vindt op dezelfde manier plaats als bij de normale verkiezingen. De zittingstermijn van de tussentijds gekozen OR-leden eindigt op hetzelfde moment als waarop die voor de overige, eerder gekozen leden eindigt.

De nadelen van onrechtmatige leden

De procedure zoals hierboven omschreven geeft aan hoe het hoort en hoe het vervullen van vacatures doorgaans in het OR-reglement wordt geregeld. De praktijk is echter in veel organisaties anders. Regelmatig krijgen wij de vraag of het niet mogelijk is om de heisa van een verkiezingsproces te omzeilen. Soms is het namelijk zo dat de OR-leden wel een geschikte kandidaat kennen, die bovendien heeft aangegeven bereid te zijn om tot de OR toe te treden. De verwachting is dan bovendien dat er zich voor tussentijdse verkiezingen toch geen andere kandidaten zullen aanmelden. In zo’n situatie werkt het dan veel sneller en effectiever om de kandidaat die zich gemeld heeft gewoon te benoemen. Toch is deze oplossing niet zonder risico’s. Allereerst is helemaal niet zeker of het aldus benoemde OR-lid formeel wel die status mag hebben. Deze persoon is immers niet volgens de wettelijke voorschriften én het geldende OR-reglement tot de OR toegetreden. Een in de onderneming werkzaam persoon die het niet eens is met een standpunt van een OR waarin een onbevoegd lid zitting heeft, zou om die reden best een beroep kunnen doen op de onbevoegdheid van de hele OR.

Tegelijkertijd kan deze oplossing wel een optie zijn als er slechts een enkel lid wegvalt. Het is bovendien een snelle manier zijn om de lege plek op te vullen. Het is dan wel raadzaam om een paar tussenstappen in acht te nemen. In de eerste plaats moet de OR zich ervan verzekeren dat er binnen de onderneming echt geen andere kandidaten beschikbaar zijn. Mocht dat wél het geval zijn, dan ontkomt de OR er niet aan om toch gewoon tussentijdse verkiezingen te organiseren. Indien er sprake is van toepassing van het lijstenstelsel, is het ook raadzaam om de indieners van de lijsten te vragen of er van hun zijde nog kandidaten te verwachten zijn. In diverse sectoren en organisaties worden lijsten ook ingediend door een of meer vakorganisaties. Zij kunnen in zo’n geval dan ook als belanghebbende partij worden aangemerkt en zullen het afwijken van het OR-reglement moeten goedkeuren.

Mocht het meerdere malen tijdens een reguliere zittingstermijn van een OR voorkomen dat op deze manier vacante zetels worden ingevuld, dan kan er een situatie ontstaan waarbij de rechtsgeldigheid van een OR-besluit (advies en al dan niet verleende instemming), maar wellicht ook de rechtmatigheid van de OR als geheel ter discussie kan worden gesteld. Dit doet dan niet alleen afbreuk aan de rol, de inspanningen en het belang van de OR, maar je zou bovendien ook vraagtekens kunnen (of moeten?) plaatsen bij de waarde van de inbreng van de OR. Anders geformuleerd: je zou je kunnen afvragen welke waarde de ondernemer en de achterban moeten hechten aan het oordeel en de invloed van een OR die (deels) bestaat uit leden die onrechtmatig tot de OR zijn toegetreden.

Breng de OR onder de aandacht

Het is dus van belang om dergelijke situaties te voorkomen. Daarbij realiseren we ons dat de OR vaak te maken heeft met een imagoprobleem. Eigenlijk in deze tijd een vreemd verschijnsel, aangezien mensen wel te pas en te onpas hun meningen kenbaar maken via allerlei andere kanalen (denk aan social media). Hoewel veel ondernemingsraden kampen met lege zetels, is en blijft het belangrijk dat er een goede vertegenwoordiging van de werknemers actief is. Niemand weet immers beter wat oplossingen zijn voor dingen die op de werkvloer en in het dagelijkse werk niet goed gaan of beter kunnen. Niemand weet beter wat wel en niet zal gaan werken, dan de vertegenwoordigers van de in de onderneming werkzame personen. De OR dus! Breng de ondernemingsraad daarom regelmatig onder de aandacht en wacht daarmee niet tot het moment waarop er weer verkiezingen georganiseerd moeten worden. Communiceer daarbij de behaalde successen. Probeer bovendien ook de OR in houding en gedrag een afspiegeling te laten zijn van de gehele achterban. Zorg er dus voor dat de achterban zich kan herkennen in wat de OR doet, zodat je een club wordt waar de “gemiddelde collega” bij wil horen.

Kortom, ken je achterban, blijf communiceren, laat zien wat je doet en benadruk wat je gerealiseerd hebt. Toon aan dat je een club bent waar iedereen bij wil horen. Zo houd je het vuurtje warm, wat bij nieuwe verkiezingen ongetwijfeld zal leiden tot meer aanmeldingen. Mogelijk melden er zich daardoor zelfs meer kandidaten dan nodig, zodat je eventuele toekomstige vacatures snel en gemakkelijk kunt invullen.